Інтеграція KeyCRM з Tabletki.ua — автоматизація замовлень

Компанія

Інтернет-ритейл у сфері фармацевтики. Продажі здійснюються через маркетплейс із подальшою обробкою замовлень у CRM-системі.

Використані сервіси та технології

У межах проєкту використовувались такі сервіси:

• KeyCRM — основна CRM-система для обробки замовлень
• Tabletki.ua — маркетплейс для отримання замовлень через API
• Cloudflare — мережевий рівень (CDN, кешування, проксування запитів)
• Хостинг-провайдер (Linux-сервер з підтримкою PHP) — середовище виконання інтеграції
• Cron (планувальник завдань) — запуск сценаріїв обміну даними
• PHP + API інтеграція — серверна логіка обробки замовлень

Цей стек є типовим для інтеграцій CRM з маркетплейсами та дозволяє масштабувати рішення під інші платформи.

Ситуація та вихідні умови

На момент старту проєкту компанія вже працювала з маркетплейсом, однак частина операцій виконувалась вручну через особистий кабінет Tabletki.ua.

Це створювало наступні проблеми:

• дублювання роботи між KeyCRM та кабінетом маркетплейсу;
• відсутність стабільної синхронізації статусів замовлень;
• ризик втрати замовлень через обмеження по часу обробки;
• складність масштабування процесів;
• залежність від ручних дій операторів.

Було прийнято рішення перейти на повністю автоматизовану інтеграцію через API.

Завдання

Основне завдання — реалізувати інтеграцію між KeyCRM та Tabletki.ua, яка забезпечує:

• автоматичне отримання замовлень через API;
• створення замовлень у CRM;
• двосторонню синхронізацію статусів;
• обробку ключових бізнес-сценаріїв;
• стабільну роботу в умовах реального навантаження.

Реалізація

Було реалізовано API-інтеграцію між KeyCRM та Tabletki.ua з використанням cron-завдань.

Основна логіка:

• отримання нових замовлень через API Tabletki.ua;
• створення замовлень у KeyCRM;
• оновлення статусів у CRM;
• передача статусів назад у маркетплейс;
• синхронізація змін у двох напрямках.

Оброблені сценарії:

• підтвердження замовлення;
• відмова клієнта;
• відмова аптеки;
• автоматичне скасування;
• завершення замовлення (продаж).

Технічні доопрацювання:

• оптимізація API-запитів до KeyCRM;
• переробка cron-механізму для стабільної роботи;
• додавання логування на рівні API та скриптів;
• адаптація до змін у поведінці API Tabletki.ua;
• усунення конфліктів між API та ручною роботою через кабінет;
• оптимізація мережевих запитів через Cloudflare.

Складнощі в процесі впровадження

Було встановлено, що стабільність інтеграції залежить не лише від коду, а від взаємодії кількох систем:

• KeyCRM (CRM);
• Tabletki.ua (API маркетплейсу);
• хостинг (cron, PHP-оточення);
• Cloudflare (мережевий рівень).

Типові проблеми:

• таймаути API;
• відсутність відповіді від сервера;
• зависання cron-завдань;
• конфлікти при паралельній роботі через API та кабінет;
• дублювання або пропуск замовлень;
• вплив сторонніх інтеграцій.

Результат

Після впровадження інтеграції між KeyCRM та Tabletki.ua було досягнуто:

• автоматизацію обробки замовлень;
• скорочення ручних операцій;
• прискорення обробки замовлень;
• стабільну синхронізацію основних статусів;
• підвищення прозорості процесів за рахунок логування;
• можливість масштабування інтеграції на інші канали продажів.

Висновок

Інтеграція CRM з маркетплейсом (зокрема KeyCRM + Tabletki.ua) — це багаторівнева система, яка залежить від API, інфраструктури та зовнішніх сервісів.

Для стабільної роботи необхідно:

• правильно використовувати API відповідно до документації;
• контролювати роботу cron-завдань;
• впроваджувати логування;
• враховувати вплив CDN (наприклад, Cloudflare);
• уникати дублюючих інтеграцій;
• реалізовувати механізми повторної обробки даних.